6 raisons pour lesquelles l’automatisation du traitement des factures est l’avenir

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6 raisons pour lesquelles l’automatisation du traitement des factures est l’avenir

La difficulté du traitement de facture

Dans presque tous les secteurs, les factures sont reçues en format papier ou électronique. Les factures sont ensuite examinées et transmises, habituellement par courrier interne, pour approbation et codage.

Le processus d’approbation des factures lui-même est habituellement confié à des comptables chevronnés, qui ne sont pas toujours disponibles, ce qui finit par retarder les paiements. Toutes les exceptions sont généralement poursuivies par l’entreprise, un processus qui prend des semaines.

Une fois les factures approuvées, les données des factures sont saisies manuellement dans un système ERP, et les factures sont classées physiquement.

Dans la plupart des cas, avec ce processus traditionnel de facturation, le service des comptes créditeurs finit par subir les conséquences suivantes :

  • Saisie de données de facturation manuelle coûteuse et sujette aux erreurs
  • Factures perdues ou mal placées
  • A long cycle de révision, d’approbation et de résolution des exceptions
  • Conformité et risques de sécurité
  • Coûts élevés de stockage et de récupération du papier
  • Délais dans le téléchargement des données des factures approuvées vers les systèmes en aval
  • Demandes fastidieuses des fournisseurs concernant l’état de la facture et du paiement
  • Difficulté à mettre en œuvre les meilleures pratiques opérationnelles
  • Manque d’opportunité d’optimiser l’ordonnancement des paiements – saisir les rabais sur les paiements anticipés ou éviter les pénalités de retard
  • Aucune visibilité dans l’analyse des données

Pourquoi l’automatisation est l’avenir

Les entreprises reconnaissent de plus en plus la nécessité d’automatiser leur département des comptes créditeurs. Les entreprises doivent créer un avenir où le traitement des factures ne sera plus une fonction de soutien tactique.

Les professionnels des comptes créditeurs sont impatients de concrétiser cette vision. Voici l’avenir du traitement des factures que les professionnels de l’industrie prévoient.

51 % des professionnels des comptes créditeurs prévoient que leur département éliminera la plupart de ses factures sur papier d’ici 2021.

Moins de paperasse manuelle

D’ici 2021, 51 % des professionnels des comptes créditeurs prévoient que leur département éliminera la plupart des factures sur papier qu’il reçoit actuellement des fournisseurs, selon l’étude de 2018 sur l’avenir des comptes créditeurs de IOFM.

Près du tiers des professionnels s’attendent à ce que leur département des comptes créditeurs élimine de 25 à 50 % des factures sur papier qu’il reçoit actuellement des fournisseurs, selon IOFM.

Motivé par les données

63 % des professionnels des comptes créditeurs s’attendent à ce que l’utilisation des données de leur département dans l’ensemble de l’entreprise augmente « légèrement » ou « considérablement » au cours des trois prochaines années. selon l’étude sur l’avenir des comptes créditeurs de 2018 de l’IOFM.

L’automatisation du traitement des factures mettra les données essentielles à la portée des utilisateurs autorisés, peu importe où ils se trouvent. Les utilisateurs pourront également suivre les métriques des coûts et de la consommation, obtenir de la visibilité dans le fonds de roulement et les dépenses, gérer les coûts et la consommation des services publics, filtrer les rapports, comparer le rendement et révéler de nouvelles possibilités.

Plus de technologie numérique

Les professionnels des comptes créditeurs misent sur la saisie d’images, la saisie intelligente des données, mobilité, l’informatique en nuage et l’intelligence artificielle conformément à l’étude sur l’avenir des comptes créditeurs de 2018 de la IOFM.

Meilleure utilisation du temps

Grâce à l’automatisation, le personnel des comptes créditeurs consacrera moins de temps aux tâches manuelles et plus de temps aux activités à valeur ajoutée. L’automatisation éliminera la plupart des étapes laborieuses associées au traitement des factures, y compris la réception et la validation des factures, l’extraction des données d’entête et d’article, l’appariement des factures et des bons de commande, acheminement des factures aux fins d’approbation ou de traitement des exceptions, et téléchargement de l’information sur les factures approuvées dans un sytème ERP et une application de paiement.

Moins de chèques sur papier

Selon l’étude sur l’avenir des comptes créditeurs de 2018 de la IOFM, les départements responsables des comptes créditeurs prévoient effectuer moins de la moitié du nombre de paiements aux fournisseurs au moyen d’une vérification sur papier au cours des trois prochaines années. Les entreprises utiliseront des cartes ACH et virtuelles pour payer davantage de leurs fournisseurs. Comparativement aux modes de paiement électronique, les chèques sur papier coûtent plus de 30 fois plus cher et sont le plus souvent responsables des pertes et des retards attribuables à la fraude.

Profitability

L’automatisation du traitement des factures créera de nouvelles occasions pour les comptes créditeurs de fournir de la valeur à l’entreprise grâce à des remises sur les cartes de remboursement, à des rabais sur les paiements anticipés, à des modalités de paiement plus longues et à une meilleure gestion des dépenses.

Statistiques : 57 % des professionnels des comptes créditeurs s’attendent à obtenir des remises plus élevées en pourcentage des dépenses totales au cours des trois prochaines années.

Conformément à l’étude sur l’avenir des comptes créditeurs de 2018 de la IOFM, 57 % des professionnels des comptes créditeurs s’attendent à obtenir des remises plus élevées en pourcentage des dépenses totales au cours des trois prochaines années. 54 % s’attendent à ce que leur entreprise obtienne plus de rabais sur les paiements anticipés. Le tiers des professionnels prolongeront leurs paiements courants et près des deux tiers des départements responsables des comptes créditeurs joueront un rôle plus important dans la gestion des dépenses.