6 façons dont l’automatisation des comptes créditeurs donne un rendement des investissements aux entreprises

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6 façons dont l’automatisation des comptes créditeurs donne un rendement des investissements aux organisations

Comment l’automatisation des comptes créditeurs donne un rendement des investissements

Si votre département des comptes créditeurs se fie toujours aux méthodes et aux processus manuels traditionnels, il saura à quel point cela peut être frustrant et fastidieux. Mais il y a un meilleur moyen.

L’automatisation des comptes créditeurs libérera du temps que le département des comptes créditeurs a consacré à des tâches manuelles, éliminera l’encombrement de leur journée de travail et leur donnera de meilleures idées stratégiques pour aider l’entreprise à aller de l’avant. L’automatisation changera la façon dont votre département des comptes créditeurs est perçu par vos collègues et les fournisseurs.

Alors pourquoi votre département des comptes créditeurs et vous-même devriez-vous être content de l’automatisation?

Le rapport de la l’IOFM, Votre rendement des comptes créditeurs est-il le meilleur? , donne un aperçu de ce que les départements des comptes créditeurs peuvent s’attendre à réaliser grâce à l’automatisation :

Payez plus de 90% de vos factures des fournisseurs à temps

L’utilisation de l’automatisation élimine les tâches manuelles et fastidieuses liées au traitement des factures des fournisseurs. Les factures, quel que soit le format, provenant de n’importe quel fournisseur, peuvent être reçues, numérisées et normalisées et recueillies sur une seule plateforme.

Les données d’entête et d’articles peuvent être automatiquement extraites des factures, qui sont ensuite appariées avec les bons de commande et les reçus. Les factures qui nécessitent des approbations ou le traitement des exceptions peuvent être acheminées numériquement en fonction de règles opérationnelles et de flux de travail définis, éliminant ainsi la possibilité que les factures soient perdues.

Le suivi et la capacité de payer la facture à temps éliminent les pénalités de retard, réduisent les demandes de renseignements des fournisseurs, améliorent les relations avec les fournisseurs et donnent une meilleure visibilité sur le revenu et les dépenses.

Saisissez 97 % des rabais de paiement anticipé offerts

Selon le rapport de IOFM sur la référenciation et l’analyse du département des comptes créditeurs, 87 pour cent des entreprises interrogées reçoivent des factures qui offrent des rabais sur le montant dû de la facture en échange d’un paiement anticipé.

Les plus performants obtiennent 7 fois plus de rabais sur les paiements anticipés en pourcentage des dépenses de leurs collègues, selon Le Groupe Hackett. Donc, cela signifie qu’une entreprise qui a déjà obtenu 100 000 $ par année en rabais de paiement anticipé pourrait gagner 700 000 $ par année en rabais de paiement anticipé supplémentaires grâce à l’automatisation.

Traitez environ 23 000 factures par année par équivalent temps plein (ETP)

Selon l’IOFM, les services de comptabilité fournisseur hautement automatisés traitent 14 fois plus de factures par ETP chaque mois que leurs collègues sans automatisation.

L’automatisation élimine un bon nombre des tâches manuelles associées au traitement des factures, car elle extrait et valide les données des factures, fait correspondre les factures avec les bons de commande et les reçus et affiche les factures approuvées directement dans n’importe quel système ERP.

Pour les factures qui nécessitent une révision, une approbation ou une résolution d’exception, elles sont acheminées numériquement à des utilisateurs particuliers en fonction de règles prédéfinies. Des tableaux de bord sont également mis en place pour alerter les gestionnaires des goulots d’étranglement et rappeler aux utilisateurs les factures approchant de leur date d’échéance.

Dépensez 5 $ pour traiter une seule facture

Les départements des comptes fournisseur automatisés dépensent moins de 1/4 (5 $ contre 20 $ par facture) que leurs collègues qui n’utilisent pas l’automatisation, selon l’IOFM. Ils ont également constaté que les départements qui traitent 5000 factures par mois économisent 55 650 $ par mois et 667 800 $ par année grâce au traitement automatisé des factures.

C’est parce que le traitement automatisé des factures élimine les processus manuels qui font augmenter le coût du traitement des factures. Les difficultés comme la saisie manuelle des données, l’appariement des factures, le suivi des acheteurs, les factures de routage physique pour approbation, les appels téléphoniques manuels, la recherche de factures perdues, l’établissement de paiements, la résolution de problèmes de paiement, la préparation de rapports, etc. tout cela représente du temps perdu et des coûts supplémentaires.

Appariez 90 % des factures et des bons de commande au premier tour

Selon l’IOFM, l’appariement des délais de facturation avec les données dans un système de bons de commande est le point le plus problématique pour 28 % des répondants au sondage.

Cet énorme problème est éliminé par l’automatisation en saisissant automatiquement les données des factures, en vérifiant s’il y a des doubles, en validant les renseignements sur les fournisseurs et en calculant les données des articles sur les factures.

Les données extraites sont ensuite automatiquement appariées avec les bons de commandes et l’information peut être validée par rapport à des sources de données comme un système ERP. Toute facture non appariée est ensuite acheminée électroniquement à une file d’attente pour vérification et correction ou acheminée aux approbateurs en fonction de flux de travail prédéfinis.

Corrigez seulement 1 % de toutes les factures des fournisseurs traitées

Selon la norme de l’industrie, un taux de paiement en double de plus de 0,5 % indique des contrôles faibles, ou le fichier principal du fournisseur doit être nettoyé. Les employés les plus performants ont un taux de paiement en double de moins de 1 %.

L’IOFM a constaté que 39 % des entreprises ont déclaré des paiements en double et des paiements en trop représentaient plus de 1 % de leurs paiements.

En automatisant le traitement des comptes créditeurs, il éliminera ces erreurs en double en validant les données de la facture dès le début du processus, éliminera les erreurs humaines manuelles, signalera les factures en double, facilitera une meilleure collaboration entre les fournisseurs, et utiliser l’analytique pour examiner les fournisseurs problématiques.