Pourquoi l’automatisation des comptes fournisseurs est nécessaire pour un flux de travail optimisé en 2020

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La comptabilité fournisseurs joue un rôle essentiel dans les opérations commerciales quotidiennes. Elle a un impact direct sur la gestion des flux de trésorerie, maintient les relations avec les fournisseurs et offre une sécurité contre la fraude. Cependant, de la réception au paiement des factures, plusieurs étapes dans le traitement comptable nécessitent une intervention manuelle.

Le traitement manuel de la comptabilité fournisseurs empêche les équipes d’utiliser leur temps de manière optimale et les cantonne à facturer les paiements ou à saisir les reçus en attente. Par conséquent, le traitement manuel des comptes fournisseurs peut ralentir l’ensemble des opérations de l’entreprise.

Néanmoins, des technologies de rupture telles que l’automatisation des comptes fournisseurs ont permis aux équipes comptables de réduire les interventions manuelles inutiles, et par conséquent, de maximiser l’efficacité des opérations.

Alors que l’automatisation du plus grand nombre d’étapes possible devrait être l’objectif des équipes recherchant une efficacité optimale, l’automatisation de ces trois étapes dans le traitement des comptes fournisseurs offre des avantages considérables. Dans cet article, nous expliquerons pourquoi l’automatisation des comptes fournisseurs est nécessaire pour un flux de travail optimisé en 2020.

Approbation et acheminement

Avant le paiement, les factures doivent passer par une série d’approbations qui sont nécessaires pour garantir leur exactitude et leur validité. Le processus de validation et d’approbation nécessitant différentes étapes, l’acheminement manuel de ces factures augmente le risque de les égarer.

De même, le temps nécessaire pour que les factures passent d’un bureau à l’autre entraîne des retards inutiles, ce qui provoque des délais de paiement et même des pénalités. L’automatisation de ces processus via un logiciel peut considérablement simplifier le processus d’acheminement et accélérer l’approbation des factures.

Une fois que le logiciel saisit une facture et la valide, elle est automatiquement acheminée au gestionnaire qui est responsable de l’approbation.  La facture est transmise avec des notifications et des workflows personnalisés qui garantissent qu’aucune facture n’est oubliée. Dans le même temps, si votre logiciel d’automatisation AP utilise un système basé sur le cloud, les responsables peuvent accéder au système et approuver les factures, où qu’ils se trouvent.

 

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Extraction des données

La numérisation manuelle des documents et la saisie des données est un processus fastidieux et long. Ces tâches prennent non seulement des heures de travail intensif, mais sont sujettes à diverses erreurs de saisie comme les données en double.

D’autre part, l’automatisation AP utilise de puissantes fonctionnalités de capture, telle que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les données numériques et manuscrites. La procédure automatique garantit que les données de la facture qui a été capturée sont saisies avec précision. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier d’une productivité accrue et de cycles de facturation plus rapides.

Outre la réduction de la durée globale des cycles de facturation, la capture de données automatisée peut être combinée avec des analyses avancées pour donner aux entreprises un aperçu de la totalité de leurs coûts. Par conséquent, elles peuvent voir clairement leurs marges de profit et de perte et faire des prévisions financières précises.

En règle générale, les entreprises doivent rééquilibrer leurs comptes après avoir trouvé des erreurs de dernière minute à la clôture du mois. Cependant, le logiciel d’automatisation AP élimine les paiements en double et les erreurs de facturation, aidant les entreprises à éviter le processus pénible de déséquilibre des comptes.

Enfin, toutes les données saisies dans les factures sont transférables et sont automatiquement synchronisées dans les livres comptables sans délai. Étant donné que le dossier est disponible pour l’ensemble du service comptable, toute personne disposant d’un accès peut utiliser et analyser de nouvelles transactions.

Réception des factures

Les factures générées par les fournisseurs sont des documents complexes distribués sur différents supports et disponibles dans différents formats. Les fournisseurs envoient ces documents au format électronique (images, documents Word, fax ou PDF) et papier, ce qui rend difficile le tri, la catégorisation et la saisie. Le traitement manuel des factures est non seulement complexe mais prend également beaucoup de temps.

En automatisant chaque procédure, de la collecte et du tri des factures à la saisie des données, un logiciel d’automatisation AP peut simplifier le flux de travail. Étant donné que le logiciel réalise la procédure aussitôt, il réduit considérablement le temps de traitement des factures. Lorsque nous envoyons des factures par voie électronique, le logiciel les traite en temps réel et extrait des données sans erreur.

Parallèlement, le logiciel permet aux entreprises d’automatiser les factures récurrentes. Vous pouvez définir un intervalle pour les factures récurrentes dans le logiciel d’automatisation AP et configurer des modèles pour celles-ci. Cela permet aux entreprises de comparer les factures reçues aux modèles et de signaler les écarts de formatage.

Enfin, l’automatisation du processus AP vous permet d’éliminer les factures en double et d’identifier les dates d’échéance pour chacune d’entre elles. Si vous n’avez pas payé une facture en attente, le système vous alertera sur la date d’échéance qui approche. Par conséquent, vous n’aurez jamais à vous soucier d’effectuer des paiements en retard ou en double.

Rapprochement des bons de commande

Le traitement des comptes fournisseurs nécessite que votre personnel examine chaque facture individuellement, puis la compare aux documents correspondants tels que les bons de commande, ligne par ligne. Le processus est manuel et laborieux, ce qui réduit considérablement l’efficacité de l’entreprise.

Cependant, les solutions automatisées des comptes fournisseurs peuvent rationaliser ce processus. En stockant tous les documents nécessaires et en saisissant les données, le logiciel AP les convertit au format numérique. Par conséquent, il peut extraire et vérifier des informations telles que les montants, les informations sur les postes individuels, les codes GL et les modalités conformément aux règles de workflow configurées.

En outre, le processus automatisé peut également rapprocher les factures et la commande des produits, puis avertit les gestionnaires en cas de non-concordance. La comparaison automatique des factures élimine les goulots d’étranglement, améliore la précision et permet aux employés de se concentrer sur d’autres objectifs prioritaires.

Exécution des paiements

Lorsqu’une entreprise autorise des centaines de paiements chaque mois, les employés doivent avoir une connaissance parfaite de toutes les dates d’échéance des paiements et des possibilités d’escompte.

Si vous confiez à votre personnel l’approbation des factures et d’autres tâches manuelles, il risque aisément de ne pas respecter les délais de paiement. Cela peut alors contrarier vos fournisseurs et nuire à votre relation commerciale avec des partenaires de longue date.

L’automatisation des comptes fournisseurs vous permet de rationaliser l’exécution des paiements. Les utilisateurs peuvent planifier l’exécution des paiements approuvés au plus tard à leur date d’échéance. Dans le même temps, l’automatisation AP permet de simplifier les paiements électroniques en donnant aux fournisseurs un emplacement centralisé pour choisir leur mode de paiement préféré.

Le workflow AP typique est rempli de tâches manuelles, chronophages et fastidieuses. L’utilisation du logiciel d’automatisation AP peut aider votre société à contrôler et à renforcer les performances AP tout en optimisant les flux de travail existants.

L’adoption d’une automatisation AP basée sur le cloud peut aider les entreprises à réduire leurs coûts d’exploitation, à garantir leur conformité avec différentes réglementations et à fournir une qualité de données élevée.

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