Différences principales entre le traitement automatisé des factures et l’automatisation intelligente AP

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Les factures en souffrance entravent gravement la capacité de gains d’une entreprise. Si elle n’est pas payée pour ses services à temps, cela peut avoir un impact considérable sur ses finances. C’est pourquoi le traitement des factures joue un rôle crucial dans les affaires, quelle que soit le secteur.

Il est l’élément vital de toutes les opérations financières et assure le paiement en temps opportun de toutes les factures. Cependant, de la création au paiement de la facture, son traitement se heurte à plusieurs procédures manuelles.

Le traitement automatisé des factures aide les entreprises à remplacer les procédures manuelles fastidieuses par des solutions efficaces et automatisées. Les coûts réduits, les délais de traitement plus rapides et les taux d’erreur minimaux garantissent une utilisation efficace des ressources, permettant aux entreprises de retirer de nombreux bénéfices du traitement automatisé des factures.

Néanmoins, de nombreuses entreprises ont du mal à tirer le meilleur parti de cette technologie exceptionnelle, tandis que d’autres ont du mal à l’intégrer à leur organisation de travail. Dans cet article, nous discuterons des principaux défis du traitement automatisé des factures par rapport à la mise en œuvre d’un système intelligent d’automatisation AP.

Cinq principaux défis du traitement automatisé des factures

Classement des factures parmi d’autres documents

Plusieurs fois, les documents envoyés aux clients pour traitement contiennent une quantité importante de documents indésirables. Bien que cette tâche soit relativement facile pour une personne, il lui faut beaucoup de temps pour parcourir chaque document manuellement.

D’autre part, de nombreux programmes de traitement automatisé des factures ne sont pas équipés de fonctionnalités intelligentes. C’est pourquoi ils peuvent ne pas détecter les factures dans un tas de documents. À moins que votre solution de traitement automatisé des factures ne dispose de fonctionnalités avancées pour la capture de données intelligente, il peut être difficile d’identifier la présence de données de paiement dans un document.

Détection du nombre de factures dans un seul document

Dans de nombreux cas, un même document peut contenir plusieurs factures. Nous voyons souvent des entreprises concaténer plusieurs factures en un seul PDF. Cela peut ne pas être un problème pour une personne, mais si vous utilisez une solution automatisée pour avoir une efficacité optimale, il est facile de manquer de telles factures. Bien que des solutions intelligentes de traitement automatisé des factures soient capables de détecter de telles factures, toutes n’ont pas ces fonctionnalités.

Identification du type de document

Bien que les entreprises utilisent principalement des factures et des avoirs, les documents de paiement peuvent être de différents types. Pour une comptabilité précise, il est essentiel de déterminer avec précision le genre de document.

Les programmes sophistiqués de traitement des factures ne parviennent souvent pas à identifier différents types de documents, ce qui entraîne une comptabilité inexacte. Si votre solution automatisée ne reconnaît pas le type de document, cela peut facilement se transformer en une erreur coûteuse pour votre entreprise.

C’est pourquoi les solutions efficaces de traitement automatisé des factures nécessitent plus qu’une simple reconnaissance optique de caractères (OCR). Les solutions avancées utilisent des classificateurs supplémentaires pour optimiser leurs algorithmes d’apprentissage automatique, leur permettant de classer les documents avec précision.

Identification de l’expéditeur et du destinataire

Certaines factures contiennent les coordonnées du destinataire et de l’expéditeur. Dans une telle situation, un programme automatisé peut avoir du mal à traiter correctement le document. Les solutions automatisées avec des fonctionnalités limitées peuvent confondre les deux et prendre à tort les expéditeurs pour les destinataires et inversement.

Pour éviter ce problème, les solutions avancées de traitement automatisé des factures recherchent des informations supplémentaires et créent des fonctionnalités pertinentes. Cela les aide à identifier avec précision les expéditeurs et les destinataires.

Classement du texte d’un document

L’une des principales caractéristiques du traitement automatisé des factures est l’extraction des données de texte des documents. À cet effet, la plupart des solutions s’appuient sur des variantes d’algorithmes OCR pour numériser les factures ou les reçus photographiés.

Cependant, les algorithmes OCR sont très sensibles aux distorsions et aux images floues et peuvent échouer à extraire des données avec précision dans de telles situations. De même, si les données sont manuscrites, les algorithmes OCR peuvent avoir du mal à les saisir efficacement.

Dans d’autres cas, les données de texte extraites de documents originaux peuvent facilement être corrompues car les PDF n’utilisent pas de codage de texte simple, ce qui entraîne la création de symboles corrompus par le logiciel, provoquant des erreurs coûteuses pour l’entreprise.

À moins que votre solution n’utilise des algorithmes d’apprentissage automatique très sophistiqués, les solutions de traitement automatisé des factures peuvent avoir du mal à minimiser les erreurs lors de l’extraction de textes.

 

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Avantages de l’utilisation du système d’automatisation intelligent AP

Bien que certains programmes automatisés aient des fonctionnalités limitées, l’utilisation des bons logiciels automatisés de traitement des factures peut apporter d’innombrables avantages à votre entreprise.

Traitement plus rapide des factures à moindre coût

Un retard dans le traitement des factures peut constituer un obstacle important à la croissance des entreprises. Le retard dans le paiement des taxes entraîne des pénalités qui produisent des coûts plus élevés. Dans le même temps, de nombreuses entreprises courent le risque d’être mises sur liste noire en raison d’un retard de paiement de leurs factures.

Le traitement automatisé des factures réduit considérablement leur temps de traitement. Des fonctionnalités telles que les flux de travail dynamiques, la capture intelligente des données et la facturation électronique accélèrent le traitement des factures et éliminent les coûts résultant des retards de paiement.

Classification des documents

Les solutions de traitement automatisé des factures réalisent une classification intelligente des documents. Cette technologie utilise plusieurs méthodes pour baliser les types de document standard et d’autres contenus liés aux opérations commerciales. La classification intelligente garantit que les factures sont traitées avec précision, ce qui permet aux entreprises de régler plus rapidement les dettes en souffrance en temps opportun.

Utilisation efficace du personnel

Le traitement automatisé des factures libère le personnel des procédures manuelles fastidieuses. Cela permet aux entreprises d’utiliser leurs employés dans d’autres tâches importantes et de maximiser l’efficacité de leur organisation.

Amélioration des relations commerciales

Pour toute entreprise, le développement d’une relation forte avec ses fournisseurs est essentiel pour son succès. Une solution automatisée de traitement des factures, en lui permettant de régler rapidement les factures en souffrance, l’aide à atteindre cet objectif.

Amélioration du rapprochement des commandes d’achat

Le rapprochement des commandes peut être une procédure laborieuse qui gaspille un temps précieux et de l’argent. Cela nécessite que votre personnel examine chaque facture et la compare aux documents correspondants tels que les bons de commande, ligne par ligne.

La nature lente et fastidieuse de la procédure peut réduire considérablement l’efficacité de votre organisation, ce qui nuit à votre entreprise. Cependant, une solution automatisée de traitement des factures rationalise ces processus grâce à diverses fonctionnalités intelligentes.

Elle capture et stocke les données nécessaires de vos documents de paiement et transforme les données au format numérique. Grâce à cette solution, votre entreprise peut extraire et vérifier des informations sur les postes, les montants, les codes GL et les modalités en fonction des règles de workflow configurées.

Extraction de données précise

L’extraction précise des données peut être un problème, même pour les solutions de traitement automatisé des factures. Cependant, elles sont équipées d’algorithmes d’apprentissage automatique très sophistiqués qui garantissent l’extraction rigoureuse des données des factures entrantes.

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