Commerce de détail: utilisez l’automatisation des factures pour prendre de meilleures décisions financières

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Les directeurs de commerces de détail doivent gérer des centaines de fournisseurs différents qui génèrent de gros volumes de factures. Le traitement manuel de ces factures est extrêmement fastidieux et prend beaucoup de temps. Votre personnel doit examiner chaque facture individuellement, puis la comparer aux commandes d’achat, ligne par ligne, pour contrôler chaque transaction.

Dans le même temps, le traitement manuel comporte le risque d’égarer des factures importantes ou de ne pas effectuer les paiements à temps. Tous ces problèmes peuvent anéantir la productivité de votre commerce de détail et nuire à la relation avec vos fournisseurs.

Pour cette raison, de nombreux chefs d’entreprise considèrent l’automatisation des factures comme la solution parfaite à tous ces problèmes. Elle leur permet de contrôler entièrement le processus des comptes fournisseurs. Par conséquent, ces gestionnaires peuvent gérer plus efficacement les dépenses indirectes non réglementées.

Un logiciel efficace d’automatisation des factures peut traiter jusqu’à 90% des factures des comptes fournisseurs. Il peut aider les commerces de détail à garantir un flux de travail optimal et à survivre sur un marché extrêmement concurrentiel. Dans cet article, nous expliquerons pourquoi l’automatisation des factures doit être une priorité pour le secteur du commerce de détail en 2020.

Rationalisation des dépenses directes

Au plus fort de la période des ventes, les détaillants doivent gérer simultanément d’innombrables factures provenant de plusieurs fournisseurs. Le montant considérable des factures peut être écrasant et parfois, leur traitement est impossible sans avoir un système approprié en place.

Pour des processus aussi complexes que le rapprochement direct des dépenses, l’utilisation d’un système manuel ou semi-automatisé est pour le moins inefficace. Les gestionnaires doivent traiter les factures sur plusieurs postes, les rapprocher ligne par ligne et comprendre les écarts.  Faire toutes ces tâches simultanément nécessite plusieurs personnes et prend beaucoup de temps.

Chaque heure passée à calculer manuellement les dépenses directes donne aux gestionnaires moins de temps pour une réflexion créative. Étant donné que le secteur du commerce de détail exige que les gérants soient réactifs et innovants, la poursuite de procédures manuelles peut entraver la croissance de l’entreprise.

L’automatisation des factures peut permettre aux commerces de détail de mettre en place un traitement des dépenses directes sans avoir à intervenir. Ces solutions utilisent la correspondance dynamique au niveau de l’en-tête et de la ligne du bon de commande de la facture concernée, ce qui permet aux employés de consacrer plus de temps à d’autres tâches. Dans le même temps, les acheteurs doivent passer moins de temps à approuver les factures et ne sont impliqués que lorsqu’un écart apparaît.

Amélioration des relations avec les fournisseurs

Pour une entreprise de vente au détail, le développement d’une relation solide avec ses fournisseurs est essentiel à son succès. Ce sont eux qui lui permettent de fabriquer et de vendre ses produits. Cependant, s’ils ne sont pas à temps en raison d’un système de traitement des factures lent et inefficace, cela peut nuire à la réputation de l’entreprise au sein de la profession.

Dans le pire des cas, elle peut se retrouver sur liste noire en raison de retards de paiement. Néanmoins, en utilisant l’automatisation des factures, les responsables de commerces de détail peuvent approuver rapidement les factures et avec précision. Dans le même temps, le logiciel peut les alerter sur les dates d’échéance à venir et faciliter l’envoi des paiements.

L’avantage d’un traitement intelligent des factures

Alors que les commerces de détail ont seulement commencé à automatiser des procédures complexes et fastidieuses, d’autres secteurs tirent déjà le meilleur parti des solutions intelligentes. Pour certains, l’intelligence artificielle peut sembler sortir d’un film de science-fiction, cependant les principales solutions d’automatisation exploitent déjà la fonctionnalité de l’IA pour leurs produits.

L’automatisation des factures peut permettre aux gérants de commerces de détail d’intégrer des informations intelligentes dans leurs procédures de comptabilité fournisseurs. Une solution intelligente de traitement des factures peut combiner des techniques d’apprentissage automatique et une puissante automatisation des factures pour supprimer complètement le traitement manuel. De même, elle peut accomplir ce que votre personnel réalise quotidiennement.

 

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Traitement des factures autres que celles de marchandises

Les sociétés exploitant plusieurs magasins doivent calculer une grande quantité de dépenses – quelque chose qui peut prendre au dépourvu n’importe quel service de comptabilité fournisseurs. Le calcul des dépenses indirectes est déjà difficile, mais le calcul des dépenses de fonctionnement et d’entretien de plusieurs sites peut être insurmontable et mettre au défi les grandes entreprises.

C’est pourquoi les services de comptabilité fournisseurs doivent tirer parti des tendances actuelles de l’automatisation des comptes fournisseurs pour gérer efficacement les dépenses indirectes. L’automatisation des factures offre aux détaillants modernes un workflow numérique et des fonctionnalités avancées pour la saisie de factures.

Ces solutions permettent aux équipes de comptabilité fournisseurs d’accélérer les délais, de minimiser les erreurs de paiements, de prévenir la fraude et d’assurer un traitement efficace des factures. Grâce à l’automatisation, il est plus facile d’acheminer les factures vers les responsables concernés sans intervention manuelle. En conséquence, les gérants de commerce de détail n’ont plus à se soucier de la perte de factures.

Traitement plus rapide des factures à moindre coût

Selon Forbes, environ 80% des chefs d’entreprise croient que l’automatisation permet d’économiser trois heures de travail par jour, ce qui se traduit par 780 heures par an. L’un des plus grands obstacles à la croissance des entreprises pour la vente de détail est le retard dans le traitement des factures, ce qui entraîne en fin de compte un surcoût pour chaque facture. L’automatisation peut réduire considérablement le temps de traitement des factures.

La solution s’appuie sur des technologies de pointe telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), la capture intelligente de données, les flux de travail dynamiques et la facturation électronique pour accélérer le traitement des factures. Dans le même temps, la numérisation des factures peut également réduire les coûts associés aux retards de traitement.

Visibilité du traitement des factures en temps réel

Lorsque votre entreprise de vente au détail reçoit des centaines de factures simultanément, il peut être difficile de garder une trace des factures à un moment donné. L’utilisation de techniques manuelles pour la déclaration des factures rend la procédure extrêmement morcelée, sujette aux erreurs, inefficace et longue.

Cependant, à l’aide de solutions automatisées AP telles que l’automatisation des factures, les responsables de commerces de détail peuvent consulter des rapports analytiques très détaillés en temps réel. Cela leur permet d’identifier et d’analyser les éléments-clés de leurs activités, tels que les états de facturation, les volumes, ainsi que les goulots d’étranglement dans le traitement des factures.

En conséquence, les directeurs commerciaux peuvent bénéficier d’un contrôle accru sur le traitement des factures. Ils n’ont plus besoin de prendre des décisions concernant les avis de rappel de paiement ou de garder un œil sur les suivis au sein du système.

Voici certains des documents qu’une solution de pointe en matière d’automatisation des factures peut fournir :

  • Rapport de productivité
  • Factures en souffrance
  • Rapport de processus-clé
  • Rapport d’analyse des exceptions
  • Rapports centraux
  • Rapports d’audit
  • Prévision d’escompte
  • Analyse des paiements fournisseurs

À l’aide de ces rapports, les directeurs commerciaux peuvent prendre des décisions éclairées. Ils peuvent savoir auprès de quel fournisseur l’entreprise achète le plus. Cela permet de négocier une remise pour l’entreprise et de hiérarchiser les fournisseurs en fonction des rabais qu’ils offrent. De même, il est possible d’envisager de regrouper les paiements ou les factures pour minimiser les coûts.

En fin de compte, l’automatisation des factures peut aider les gestionnaires à éliminer les tâches manuelles, longues et fastidieuses. Ces solutions sont nécessaires pour accélérer la croissance de l’entreprise et l’aider à rester compétitive dans un marché extrêmement concurrentiel.

 CP-1 pour l’automatisation des factures est spécialisé dans l’automatisation des factures et peut aider les commerces de détail à supprimer les obstacles au traitement de leurs factures. Elle exploite des fonctionnalités telles que la capture de données intelligente pour rationaliser les opérations commerciales et améliorer la productivité.

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